Карта процесса управления документацией ЮФУ Приложение 2. Блок-схема процесса управления документацией ЮФУ Приложение 3. Матрица ответственности за управление документацией ЮФУ Приложение 4. Применение документации СМК способствует достижению соответствия требованиям потребителей всех уровней и улучшению качества, обеспечению подготовки кадров, идентификации и прослеживаемости, получению объективных доказательств при оценке соответствия требованиям системы менеджмента качества и результативности ее процессов Каждому из видов менеджмента в области качества в соответствии с МС ИСО Внешняя документация документы, разработанные сторонними организациями и полученные в виде входящей корреспонденции. Внутренняя документация документы, разработанные ЮФУ В зависимости от характера использования документы подразделяются на подлинники контрольные экземпляры и копии учтенные экземпляры. В зависимости от способа выполнения на оригиналы и дубликаты Структура документации СМК ЮФУ состоит из пяти уровней Рисунок 1 Первый уровень Первый верхний уровень структуры документации Южного федерального университета составляет документация по управлению качеством со стороны руководства ЮФУ. Документы первого уровня обеспечивают декларацию политики в области качества и наличие целей по ее реализации, а также требования к управлению деятельностью по достижению поставленных целей Второй уровень Второй уровень структуры документации Южного федерального университета составляют документированные процедуры управления, которые являются документацией по управлению со стороны персонала.

Процессный подход в системе менеджмента качества

Заказать консультацию Управление документацией: Управление документацией отличается и от делопроизводства , и от ДОУ. Рассмотрим некоторые представления о данном предмете, имеющиеся в западной и отечественной литературе. Роудз указывает, что управление документацией охватывает жизненный цикл документов с момента их рождения, выполнения ими соответствующих задач в управлении до уничтожения или передачи в архив.

Функции управления документами в Microsoft Office SharePoint Server Рабочие процессы внедряют бизнес-процессы для работы с.

Новый подход к управлению документами и записями в В сфере качества эксперт трудится с года. У него есть опыт работы в сфере аудитов, улучшения процессов, написания процедур для систем управления качеством и систем экологического менеджмента. Этот текст представляет собой перевод статьи Марка Хаммара. Сейчас много разговоров как меняется документирование в новой версии стандарта Можем ли мы избавиться от документированных процедур с

Несоответствия в процессе управления документацией и как от них избавиться Опубликовано: Основное направление деятельности — создание стратегической и рабочей документации для заказчиков, стремящихся соответствовать положениям стандартов. Сегодня не может быть уважительной причины все еще допускать существование подобных несоответствий в СМК Система менеджмента качества , — ред. Большинство проблем в управлении документами проистекает от того, что в системе полагаются на процессы анализа и управления.

учебно-методическая документация – регламентирующая процессы гарантии Управление документами типа Ф обеспечивается их разработчиками.

Ведь есть штатное расписание…" А если документооборот планируется в рамках холдинга, в который входит до юридических лиц, причем ни один человек не владеет полной информацией о взаимоотношениях между этими юридическими лицами? Ситуацию может осложнять и тот факт, что должности де-юре не соответствуют должностям де-факто, а весь этот холдинг образует единую организацию, разделенную на юридические лица по неким формальным признакам.

Сбор информации для описания структуры организации для целей документооборота дает возможность осознать фактическую структуру деловых отношений внутри организации и построить документооборот, соответствующий реальным нуждам сотрудников и руководства. То же самое относится к видам документов, системам нумерации и классификации. Например, последовательная нумерация документов при регистрации выполняется при помощи специальных программ-счетчиков.

Когда в одном месте собрано описание всех видов присваиваемых номеров, легко осознать необходимость введения некого внутреннего стандарта для такого номера, что в итоге приводит к созданию единой системы классификации документов внутри организации. Из международного стандарта по управлению документацией Требования к управлению доступом Административные правила контроля и регулирования доступа к документам, а также их использования.

Кому предоставляется доступ — ответственность: Технические возможности предоставления прав доступа к документам, заложенные в системе управления документами, должны позволять организовать доступ таким образом, чтобы с документом работали только те сотрудники, кому это действительно нужно, а другие просто его не видели. Так, в системе при создании документа доступ к нему имеет автор и тот, кому этот документ адресован. Доступ получает делопроизводитель, который документ регистрирует.

Из международного стандарта по управлению документацией Требования к сроку хранения Какие следует учесть специфические требования к срокам хранения Административные правила контроля и управления сроками хранения документов и процессом решения судьбы документов по истечении сроков хранения.

Управление документами ( )

Избранные материалы Управление технической документацией Концерн создает единое информационное пространство, внедряя на АЭС систему управления технической документацией. Росэнергоатом начал этот масштабный проект по нескольким управленческим и экономическим причинам. Одна из основных — необходимость унификации процессов управления техническими документами на атомных станциях. Дело в том, что АЭС долгие годы были самостоятельными организациями, поэтому с учетом сложившейся практики разрабатывали и внедряли собственные методологии ведения технической документации.

Несмотря на то что эти методологии основывались на общих отраслевых правилах, зачастую отличия оказывались существенными и с течением времени стали требовать типизации.

Управление документацией системы менеджмента качества спланированные мероприятия, объединенные в процессы, были.

Производство и поставка продукции. Организация сервиса для сервисно-ориентированных организаций. Обслуживание заказчика и выписка счета-фактуры. Управление финансовыми и физическими ресурсами. Управление улучшениями и изменениями. Процессы организации можно разделить на 2 основные группы: Основные процессы лежат на пути следования продукции, т. Выходами основных процессов сначала являются маркетинговая информация, технические условия, затем материальные объекты детали, товары, программные продукты, услуги и т.

Ориентируясь на потребителя, организация определят, какие именно процессы нужны для доставки ему продукции или услуги. Для того, чтобы создаваемая сеть процессов была эффективна, необходимо соблюдение следующих правил [Ер]: Эта цифра исходит из того, что высший руководитель, как любой человек, не может эффективно руководить и воспринимать информацию от большего количества основных направлений деятельности. При выделении Процессов необходимо назначать лиц, ответственных за их результативность Хозяев, Владельцев процессов.

Почему - ?

Деминг При внедрении системы менеджмента качества, основанной на процессном управлении, имеет смысл реализовать ее поддержку с помощью систем электронного документооборота, которые, как правило, уже используются на предприятии. Когда организация уже четко заняла определенное положение на рынке что происходит обычно лет через десять после ее создания , уровень ее развития во многом определяется используемыми технологиями, в том числе технологиями управления.

В российских реалиях в последнее время именно уровень управленческих технологий определяет положение компании на рынке, а менеджмент качества как составляющая этих технологий дает отличную возможность получить конкурентные преимущества. Кроме всего прочего, управление качеством, достигаемое за счет внедрения системы менеджмента качества и ее сертификации на соответствие требованиям , становится актуальным для все большего числа российских компаний в связи с тем, что, к примеру, для участия в государственных тендерах компания должна быть сертифицирована по Тем не менее отметим, что только внедренная и работающая система менеджмента качества приносит отдачу, а ее сертификация без внедрения остается лишь расходной статьей бюджета.

Система менеджмента качества СМК основана на процессном управлении организацией.

Для всех основных бизнес-процессов банка должны быть: Управление документацией (разд. «Управление документацией»). В рамках данной .

Далее необходимо сгруппировать документы, входящие в каждый из видов документации по общим схемам управления. Это позволит сократить количество схем движения документов, а также определить общие правила для документов со схожими схемами движения. Чтобы осуществить группировку документов по схемам управления предварительно необходимо определить, как осуществляется работа с каждым из этих документов. Чтобы управление документацией не затрудняло работу необходимо определить применимость требований стандарта ИСО Отдельные требования стандарта могут оказаться не применимы к тем или иным документам или группам документов.

Кроме того, на этом этапе необходимо проверить применимость обязательных требований, предъявляемых другими нормативными документами например, стандартами бухгалтерской или налоговой отчетности. Последний этап разработки процедуры управления документацией — это дополнение существующих схем теми действиями, которые предусматривают требования стандарта ИСО Чтобы управление документацией было эффективным необходимо определить наиболее приемлемый метод реализации этих требований для организации.

Например, требование по идентификации документов для одной организации может быть реализовано за счет применения информационной системы, а для другой за счет организационных мероприятий и ручной работы персонала.

Системы менеджмента качества

Разработчики последней версии международных стандартов сертификации системы качества серии ИСО подчеркивают, что основным достижением этой версии является именно процессный подход в достижении качества. Стандарт ИСО — цитата: Для успешного функционирования организация должна определить и управлять многочисленными взаимосвязанными видами деятельности.

документооборота: от классического управления документами до с документами, так и бизнес-процессы, включая управленческую.

Во втором разделе очень кратко описан функционал системы 4. Информация, поступающая на предприятие извне, создающаяся в процессе его деятельности и выходящая из предприятия наружу является одним из важнейших активов предприятия, доля информационных ресурсов в стоимости предприятий растет. Поэтому растет сложность и объем задач по управлению корпоративной информацией. Структурированные данных о транзакциях предприятия как правило хранятся в -системах, неструктурированная информация в виде сообщений электронной почты и систем мгновенного обмена сообщениями и документов текстовых, структурированных в и , электронных таблицах и т.

Для решения этой задачи используется системы управления корпоративным содержанием -системы. Задачи разбиваются на два больших и сильно связанных класса: Электронный управленческий документ, подобно бумажному, является носителем истории принятия решения, а также средством координации участников в процессе подготовки решения. Поэтому два упомянутых выше класса задач тесно связаны и должны решаться совместно. Рассмотрим последовательно различные задачи из областей управления документами и бизнес-процессами чтобы сформулировать требования к системе для их автоматизации.

Общее делопроизводство и управление документами Регистрация входящей в организацию корреспонденции, направление на рассмотрение должностным лицам и контроль её прохождения Информация, требующая принятия управленческих решений поступает на предприятие извне по различным каналам и в различной форме - бумажные и электронные документы и сообщения. Очень часто к одному вопросу относится несколько разных документов и сообщений.

Важнейшей задачей при этом становится консолидация всех этих документов и сообщений и их связывание с этим вопросом контекстом. Система автоматизации для решения этой задачи должна удовлетворять следующим требованиям: Формирование заданий по исполнению входящих документов и контроль по всей цепочке исполнения, включая делегирование, подчиненные и связанные задания Входящий документ, как правило, требует выполнения некоторых действий должностными лицами предприятия.

Бизнес-процессы в СЭД «ДЕЛО»